Quale multifunzione serve davvero al tuo studio

La domanda «qual è la migliore multifunzione per l'ufficio?» non ha risposta, e chi te la dà sta indovinando.

Perché la stessa macchina che rende felice un commercialista fa disperare un architetto, e quella perfetta per uno studio medico è sovradimensionata per una micro-impresa. Non è questione di marche: è questione di cosa non puoi permetterti che vada storto.

Studio legale, commercialista, notaio

Quello che non puoi permetterti: fermarti nei giorni di scadenza.

Nei periodi di picco lo studio stampa a raffica — fascicoli, allegati, copie per il cliente — e in quei tre giorni la macchina vale dieci volte quello che vale nel resto dell'anno.

Cosa deve avere:

• —Velocità reale sui picchi, non sulla media annuale. Il dimensionamento va fatto sulla settimana peggiore, altrimenti è sbagliato per definizione.
• —Alimentatore automatico fronte/retro per l'originale: chi scansiona fascicoli senza girare i fogli a mano recupera ore.
• —Stampa trattenuta con codice. Gli atti non aspettano nel vassoio.
• —Cassetti capienti: ricaricare la carta ogni venti minuti nel giorno della scadenza è un modo di perdere la giornata.

Dove puoi risparmiare: sul colore. La maggior parte di quello che stampa uno studio legale è testo in bianco e nero.

Studio medico, dentistico, poliambulatorio

Quello che non puoi permetterti: che un documento finisca sotto gli occhi sbagliati.

Cosa deve avere:

• —Disco cifrato con sovrascrittura dopo ogni lavoro, e cancellazione certificata alla riconsegna scritta nel contratto.
• —Rilascio della stampa con codice: il referto esce quando sei tu davanti alla macchina.
• —Silenziosità. Sembra un dettaglio finché la macchina non è a due metri dalla sala d'attesa.
• —Affidabilità nei volumi medi, con manutenzione programmata: nello studio medico i fermi si accumulano in coda, e la coda si vede.

Ne ho scritto per esteso in la tua multifunzione e il GDPR.

Dove puoi risparmiare: sulla velocità di punta. Uno studio non stampa mai a raffica come uno studio legale a fine trimestre.

Studio tecnico: ingegnere, architetto, geometra

Quello che non puoi permetterti: consegnare una tavola con i colori sbagliati, o non consegnarla.

Cosa deve avere:

• —A3 vero, con cassetto dedicato — non l'A4 che «si adatta».
• —Resa colore costante nel tempo: il problema non è stampare bene una volta, è stampare uguale a marzo e a novembre.
• —Cassetti separati per grammature diverse, così non si cambia carta a ogni lavoro.
• —Percorso carta piano per i supporti pesanti, che nel percorso curvo si piegano.

Il conto da fare prima: quanto spendi in un anno di centro copie esterno, viaggi e ristampe comprese. Spesso è la voce che giustifica da sola la macchina giusta in studio. Altre volte no — e allora te lo dico.

Dove puoi risparmiare: sulla velocità. Le tavole sono poche e pesanti, non tante e leggere.

Azienda con più sedi o più reparti

Quello che non puoi permetterti: non sapere quanto spendi.

Cosa deve avere:

• —Contatori per sede e per reparto, così il costo si vede dove nasce.
• —Macchine omogenee. Cinque modelli diversi vogliono dire cinque modi d'uso, cinque scorte di toner e nessuno che sappia usare quella dell'altro piano.
• —Consumabili gestiti, non ordinati: chi ordina i toner sta facendo un lavoro che nessuno gli ha assegnato.
• —Un solo interlocutore e una sola fattura. Il risparmio più grande, qui, non è sul costo copia: è sul tempo di chi gestisce.

Dove puoi risparmiare: sulle macchine dei reparti a basso volume, che spesso sono sovradimensionate perché «erano tutte uguali».

Le tre cose che valgono per tutti

Al di là del profilo, ci sono tre caratteristiche che non dovrebbero mai mancare in un ufficio vero:

1. Il fronte/retro automatico, in stampa e in scansione. Dimezza la carta e fa risparmiare più tempo di quanto sembri.
2. La scansione verso cartella di rete con OCR, cioè il PDF che si può cercare per parola. È la funzione che cambia di più le giornate, ed è quella che quasi nessuno attiva.
3. Il monitoraggio da remoto, perché il consumabile arrivi prima di finire e i guasti si vedano prima del blocco.

Se una macchina non ha queste tre, non è economica: è incompleta.

Il metodo, in una riga

Non partire dal modello. Parti dalla domanda: qual è il giorno peggiore del mio anno, e cosa deve fare questa macchina quel giorno?

Dimensiona su quello. Il resto — colore, velocità, accessori — sono scelte che si fanno dopo, e su cui si può tranquillamente risparmiare.