La tua multifunzione e il GDPR: i quattro punti che nessuno controlla

Nel tuo studio c'è un apparecchio che ogni giorno vede referti, ricette, atti, buste paga e contratti. Ha una memoria, una rubrica di indirizzi e un collegamento alla rete. Se ne va a fine noleggio con dentro tutto quello che ha visto.

Non è un server. È la fotocopiatrice.

Nel registro dei trattamenti di quasi nessuno studio quella macchina compare. Eppure è il punto in cui i dati escono dal digitale e diventano carta, e viceversa: esattamente il tipo di passaggio in cui le cose vanno storte.

Non serve allarmarsi. Servono quattro verifiche, e si fanno in mezz'ora.

1. La memoria interna

Molte multifunzione da ufficio hanno un disco. Non è un dettaglio da tecnici: è lì che finiscono, temporaneamente o meno, i documenti che stampi e scansioni.

Serve a lavorare — la macchina mette in coda, ristampa, fascicola. Il problema è che quella memoria, se nessuno la configura, resta popolata.

Cosa chiedere al tuo fornitore, con queste parole:

• —La macchina ha un disco interno? Di che tipo?
• —I dati sul disco sono cifrati?
• —È attiva la sovrascrittura dei dati dopo ogni lavoro?
• —Chi può accedere al pannello di amministrazione, e con quale password?

Le prime tre sono funzioni che sulle macchine professionali ci sono quasi sempre. Il punto è che vanno attivate, e quasi nessuno le attiva perché quasi nessuno le chiede.

La quarta è la più imbarazzante: la password di amministrazione di moltissime multifunzione in Italia è ancora quella di fabbrica, e si trova con una ricerca.

2. Il vassoio di uscita

È il punto più banale e il più frequente. Mandi in stampa un referto dal tuo computer, ti alza qualcuno, passi dopo dieci minuti a ritirarlo — e nel frattempo quel foglio è stato lì, a disposizione di chiunque.

Nelle segnalazioni di violazione dei dati, i documenti dimenticati sulla stampante sono una voce ricorrente. Non serve un attacco informatico: serve una sala d'attesa.

La soluzione esiste ed è banale: la stampa trattenuta. Il documento resta in coda e viene rilasciato solo quando sei tu davanti alla macchina, con un codice o un badge. Costa niente, è già dentro quasi tutte le multifunzione professionali, e risolve il problema in modo definitivo.

Se in studio passano referti o atti e non avete la stampa con codice, questa è la cosa più utile che potete attivare oggi. Prima di qualsiasi altra.

3. La scansione verso email e la rubrica

La funzione «scansiona e manda» è comodissima e ha tre punti deboli che nessuno guarda:

• —La rubrica. Sulla macchina restano salvati indirizzi email — spesso di pazienti, clienti, colleghi. È un archivio di dati personali su un apparecchio in corridoio.
• —Il destinatario sbagliato. Un tocco di troppo e il referto va all'omonimo. Succede.
• —L'invio in chiaro. Se la macchina spedisce senza connessione cifrata, quell'allegato attraversa la rete come una cartolina.

Cosa fare: limitare la rubrica a destinatari interni, attivare la connessione cifrata sul server di posta, e — dove i documenti sono davvero sensibili — preferire la scansione verso una cartella di rete protetta invece che verso email.

4. La riconsegna a fine noleggio

Questo è il punto che fa alzare le sopracciglia a chi lo sente per la prima volta.

Quando finisce il noleggio, la macchina esce dallo studio. Va al fornitore, magari viene ricondizionata, magari finisce in un altro ufficio. Con dentro il suo disco.

Se nessuno ha previsto niente, ci sono ancora i tuoi documenti.

Cosa deve prevedere il contratto, e va letto prima di firmare:

• —la cancellazione sicura o la distruzione fisica del disco alla riconsegna;
• —un attestato scritto che documenti l'operazione, con data e numero di serie;
• —la possibilità, se lo studio lo preferisce, di trattenere il disco pagandolo.

Quest'ultima è la soluzione che consiglio agli studi medici: il disco resta a voi e la macchina se ne va vuota. Costa poco e chiude il discorso.

Cosa scrivere nel registro dei trattamenti

Non serve un capitolo. Servono poche righe, e il vantaggio è che il giorno di un controllo esistono.

• —Il trattamento: stampa, copia e scansione di documenti che contengono dati personali (ed eventualmente dati particolari, se sei uno studio sanitario).
• —Gli strumenti: modello e numero di serie delle macchine, con l'indicazione se hanno memoria interna.
• —Le misure di sicurezza: cifratura del disco, sovrascrittura, stampa trattenuta con codice, limitazione della rubrica, cancellazione certificata a fine contratto.
• —I responsabili: chi fa la manutenzione e chi accede alle macchine. Il fornitore che interviene sulle macchine dovrebbe essere nominato responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, perché durante un intervento può accedere a quei dati.

Quest'ultimo punto è quello che manca più spesso, ed è quello che un fornitore serio ti propone lui, senza che tu debba chiederlo.

La verifica in mezz'ora

Una checklist da fare oggi, senza aspettare nessuno:

1. Vai alla macchina e prova a entrare nel pannello di amministrazione. Se la password è ancora quella di fabbrica, hai già trovato la prima cosa da sistemare.
2. Guarda il vassoio di uscita. C'è qualcosa che sta lì da stamattina?
3. Apri la rubrica delle scansioni. Chi c'è dentro? Da quanto?
4. Prendi il contratto e cerca la parola «riconsegna» o «restituzione». Trova cosa dice sul disco.
5. Chiedi al fornitore, per iscritto, se cifratura e sovrascrittura sono attive.

Cinque risposte. Se sono tutte tranquillizzanti, ottimo: mettile nel registro e sei a posto. Se non lo sono, adesso sai esattamente cosa chiedere.

Una nota, perché sia chiaro

Non sono un avvocato e questa non è una consulenza legale: è quello che vedo negli studi, tradotto in cose da controllare. Per la parte formale — registro, nomine, valutazioni — il tuo consulente privacy resta la persona giusta.

Quello che posso fare io è la parte che quasi nessuno guarda: la macchina. Configurarla come si deve, scriverlo nel contratto, e far sì che quando esce dallo studio non porti via niente.