Quanto costa davvero una copia

Ogni preventivo per una stampante contiene un numero scritto grande e cinque numeri che non ci sono. Quello grande è il prezzo della macchina, o il canone mensile. Gli altri cinque li scoprirai nei tre anni successivi, uno alla volta, sempre in un momento in cui avresti preferito non scoprirli.

Non è un complotto. È che il costo di una copia non si vede: gocciola. Due centesimi qui, dieci minuti là, un'uscita del tecnico a marzo. A fine anno mancano migliaia di euro dal conto e nessuno sa dire esattamente dove sono andati — perché non se n'è andato niente in un colpo solo.

Questa guida serve a fare quel conto. Non con le medie di settore: con i tuoi numeri, quelli che hai già in un cassetto.

Il numero che ti fanno guardare

Quando chiedi un preventivo, il venditore ti fa una domanda sola: «quante copie fai al mese?».

Sembra la domanda giusta. In realtà è la domanda che serve a lui: da quel numero esce un modello a listino e un canone da proporti. Non serve a capire se quella macchina è adatta a te, perché non contiene niente di quello che conta davvero — cosa stampi, quando, chi, con quale urgenza, e cosa succede in ufficio il giorno che la macchina si ferma.

Da quella domanda esce un costo copia apparente. Di solito una cifra bella tonda, «0,9 centesimi in bianco e nero», che confronti con quella di un concorrente e scegli la più bassa.

Un preventivo confronta il prezzo di copertina. Non ti dice se quella macchina regge i tuoi volumi, né quanto aspetterai quando si ferma.

Il costo vero è un'altra cosa. È la somma di sei voci, e solo una compare nella conversazione.

Le sei voci di una copia

1. I consumabili (e la resa che non è quella dichiarata)

Il toner è la voce che tutti conoscono, ed è anche quella su cui si sbaglia di più il conto — perché la resa dichiarata dal costruttore è misurata su una copertura del 5% della pagina.

Cinque per cento vuol dire una letterina commerciale con quattro righe di testo. Se il tuo ufficio stampa tabelle, fatture con il logo a colori, planimetrie, referti con intestazione piena, la copertura reale sta fra il 10 e il 20%. E la resa si dimezza, o peggio.

• —Toner dichiarato 6.000 pagine al 5% di copertura
• —Copertura reale di uno studio che stampa fascicoli: 12%
• —Pagine vere: circa 2.500
• —Costo per copia: più che raddoppiato rispetto a quello che avevi calcolato

Nessuno ti ha mentito. Semplicemente hai fatto il conto su una pagina che non è la tua.

2. I pezzi di usura

Tamburo, rullo di fusione, rullini di presa carta, vaschetta di recupero. Durano molto — decine di migliaia di copie — ma non per sempre, e quando finiscono si pagano.

Su una macchina comprata sono spese che arrivano al terzo o quarto anno, cioè esattamente quando avevi smesso di pensare a quella stampante. È il motivo per cui tante aziende «cambiano perché era vecchia»: in realtà cambiano perché è arrivato il conto della manutenzione e sembra più semplice ricomprare.

3. L'assistenza

Qui la differenza fra due uffici identici può essere del triplo, e dipende da una cosa sola: se hai un contratto o chiami a chiamata.

A chiamata paghi l'uscita, la manodopera e il ricambio, ogni volta, a tariffa piena. E soprattutto paghi l'attesa: chi non ha contratto non ha priorità, quindi il tecnico arriva quando può.

Con un contratto la stessa voce è dentro un canone che conosci in anticipo. Non è magia — è che il rischio se lo prende chi il rischio lo sa misurare.

4. Il fermo macchina (la voce più cara, e l'unica che non è in nessuna fattura)

Questa è quella che nessuno mette a bilancio, ed è la più costosa di tutte.

Facciamo il conto con numeri prudenti. Una persona con uno stipendio netto di 780 € costa all'azienda circa 1.360 € al mese, cioè 62 € al giorno. Se il tuo ufficio perde 19 giorni di lavoro all'anno fra inceppamenti, scansioni che non partono, code alla macchina e attese del tecnico — è la stima di Censuswide, e chi ha una macchina inadeguata la supera — il conto è presto fatto:

1.178 € all'anno, per ogni persona che lavora in quell'ufficio.

In cinque persone sono quasi 6.000 € l'anno. Non è una cifra che vedi da nessuna parte: è tempo di lavoro pagato e non prodotto, il che la rende invisibile in contabilità e pesantissima in azienda.

5. L'energia

Voce piccola ma costante. Una laser scalda il gruppo fusore ogni volta che riparte da sospensione: se in ufficio si stampa a raffiche brevi durante tutta la giornata, la macchina passa la vita a riscaldarsi.

Non cambierà le tue decisioni da sola, ma va nel conto — soprattutto se stai confrontando una laser con una inkjet professionale, dove il divario è netto.

6. La gestione

Chi ordina i toner? Chi si accorge che stanno finendo? Chi chiama l'assistenza e poi aspetta il tecnico? Chi tiene la scorta in magazzino, con i soldi immobilizzati dentro?

È sempre qualcuno che stai già pagando per fare altro. Mezz'ora a settimana della persona sbagliata è, in un anno, una settimana intera di lavoro spesa a gestire una stampante.

Come calcolarlo davvero, con i tuoi numeri

Ti servono tre cose che hai già: il contatore della macchina, le fatture dell'ultimo anno e cinque minuti di memoria su quante volte vi siete fermati.

1. Leggi il contatore totale. Sul display, di solito sotto «contatori» o «rapporto». Segna il numero di oggi e quello di dodici mesi fa se ce l'hai (è sui rapporti di intervento o sulle fatture del noleggio). La differenza sono le tue copie annue vere — quasi sempre diverse da quelle che dici a memoria.
2. Somma le fatture dei consumabili degli ultimi dodici mesi. Tutte: toner, tamburi, vaschette. Anche quelle comprate di corsa in cartoleria.
3. Somma l'assistenza: uscite, manodopera, ricambi, eventuali canoni.
4. Conta i fermi. Quante volte l'ufficio si è bloccato per la stampante, e per quanto. Sii onesto: anche le mezze giornate. Moltiplica per il costo giornaliero delle persone coinvolte.
5. Dividi. (consumabili + assistenza + fermi) ÷ copie annue = il tuo costo copia reale.

Ecco un esempio con numeri di uno studio professionale medio:

Il preventivo, quando l'hanno comprata, diceva 1,2 centesimi.

Non era un preventivo falso: era un preventivo parziale. Contava il toner al 5% di copertura e nient'altro.

Tre trappole da riconoscere in un preventivo

La trappola del rasoio e della lametta

Macchina a 89 €, toner a 120 €. Non è un errore di prezzo: è il modello di business. Ti regalano il manico e ti vendono le lame per sempre.

Riconoscerla è semplice: se il prezzo della macchina ti sembra troppo buono, chiedi il prezzo del consumabile e la sua resa reale. Se chi vende esita, hai la risposta.

La trappola della resa dichiarata

L'abbiamo vista sopra ed è la più diffusa. La domanda da fare è una sola: «questa resa a quale copertura è calcolata?». Se la risposta è «5%», chiedi di rifare il conto sulla tua copertura vera. Un fornitore serio la stima guardando una tua stampa tipo.

La trappola del «tutto incluso» con la soglia

I contratti a copie incluse sono ottimi — finché non superi la soglia. Oltre, ogni copia si paga a un prezzo che sta scritto piccolo, e che spesso è molto più alto del costo dentro il canone.

Le domande giuste, prima di firmare:

• —Quante copie sono incluse, e in che periodo si contano?
• —Quanto costa esattamente la copia eccedente?
• —Le copie non usate si accumulano o si perdono?
• —Se sforo per due mesi su dodici, cosa succede?

Cosa puoi fare lunedì mattina

Anche senza cambiare niente e senza parlare con nessuno:

• —Leggi il contatore e segnatelo. Fra un mese avrai il tuo volume reale, e non dovrai più indovinarlo.
• —Metti insieme le fatture dei consumabili dell'ultimo anno in una cartella sola. Il totale sorprende quasi tutti.
• —Chiedi la copertura media delle tue stampe a chi ti vende il toner. Se non sa risponderti, hai imparato qualcosa su di lui.
• —Guarda il contratto di assistenza, se ce l'hai, e cerca i tempi di intervento. Se non sono scritti, non esistono.

Poi decidi con i numeri davanti. Magari scopri che va tutto bene: succede, e in quel caso hai speso mezz'ora per dormire tranquillo.

Le domande che mi fanno sempre

«Il toner compatibile mi fa risparmiare, no?» Sulla singola cartuccia sì. Il conto cambia quando quella cartuccia sporca il gruppo di stampa o si scarica a metà di un lavoro urgente: un intervento e mezza giornata di ufficio fermo si mangiano il risparmio di un anno. Non è una crociata — è che il risparmio va misurato sull'anno, non sullo scontrino.

«Se compro invece di noleggiare, il costo copia scende?» Non automaticamente. Comprando togli il canone ma prendi su di te consumabili, manutenzione e rischio di guasto. Su volumi bassi spesso conviene comprare; su volumi costanti quasi mai. È esattamente il conto che va fatto prima, e che quasi nessuno fa.

«La mia stampante funziona, perché dovrei calcolarlo?» Perché «funziona» non vuol dire «non ti costa». Una macchina inadeguata continua a stampare: lo fa consumando più del necessario e fermandosi nei momenti peggiori. Il costo copia è il termometro — se non lo misuri, non sai di avere la febbre.

Il senso di tutto questo non è farti cambiare stampante. È farti smettere di decidere su un numero solo.

Quando conosci il tuo costo copia reale, un preventivo lo leggi in tre minuti e capisci subito se chi te lo ha fatto ha guardato il tuo ufficio o il suo listino.