Comprare o noleggiare una stampante: il conto vero sui tre anni

«Ma se noleggio, la macchina non è mia.»

È la prima frase che sento in ogni ufficio, e ha ragione chi la dice. Non è tua. Il punto è un altro: quando la compri è tua anche quando si rompe, è tua quando dopo tre anni vale un decimo, è tua quando il toner originale costa quanto un elettrodomestico.

Detto questo, non ti dirò mai che il noleggio conviene sempre. Non è vero. Ci sono uffici in cui comprare è la scelta giusta, e te li descrivo più avanti con precisione. Quello che è sempre sbagliato è decidere senza fare il conto — e il conto quasi nessuno lo fa, perché richiede di guardare tre anni invece di un preventivo.

Perché il prezzo d'acquisto non è il prezzo

Quel numero grande sul preventivo — 2.000, 3.000, 5.000 euro — è l'unica cifra onesta del documento. Tutte le altre, quelle che pagherai nei trentasei mesi successivi, non ci sono scritte.

Chi compra una multifunzione paga, nell'ordine:

• —la macchina, una volta;
• —i consumabili, per sempre, a listino pieno;
• —i pezzi di usura (tamburo, fusore, rullini), che arrivano fra il secondo e il quarto anno;
• —l'assistenza, a chiamata, con tariffa piena e nessuna priorità;
• —i fermi macchina, che non sono in nessuna fattura ma sono la voce più cara;
• —la svalutazione, che si vede solo il giorno in cui provi a rivenderla.

Chi noleggia bene paga un canone in cui le prime cinque voci stanno dentro, e la sesta non lo riguarda.

Il prezzo d'acquisto è la punta. Sotto c'è il costo totale su tre anni, che il venditore non somma mai davanti a te — perché se lo sommasse, molti non firmerebbero.

Il conto, passo per passo

Ti servono quattro numeri che hai già o che puoi avere in un pomeriggio.

1. Le tue copie annue vere. Non a memoria: dal contatore della macchina. Segna il totale di oggi e cercane uno di dodici mesi fa sui rapporti di intervento o sulle fatture.
2. Il costo dei consumabili nell'ultimo anno. Tutte le fatture, comprese quelle comprate di corsa.
3. Quello che hai speso in assistenza: uscite, manodopera, ricambi.
4. I giorni di fermo. Anche le mezze giornate. Moltiplicali per il costo giornaliero delle persone ferme (uno stipendio netto di 780 € vale circa 62 € al giorno di costo azienda).

Poi metti in colonna le due ipotesi su trentasei mesi:

Alla fine hai due totali. Dividili per le copie del triennio e ottieni due costi copia confrontabili. Quello è il numero che decide — non il prezzo del cartellino.

Quando comprare conviene davvero

Non è un caso di scuola: capita, e quando capita lo dico.

Comprare conviene se ti riconosci in almeno due di queste righe:

• —Volumi bassi e irregolari. Sotto le cinquecento copie al mese, un canone diventa un abbonamento a qualcosa che usi poco. Meglio una buona macchina comprata e consumabili gestiti con attenzione.
• —Hai già un'assistenza che funziona. Se hai un tecnico di fiducia che risponde e ti costa poco, stai già comprando a parte il pezzo più caro del canone.
• —Ti serve mettere il bene a cespite per ragioni fiscali o di bilancio che il tuo commercialista conosce meglio di me.
• —L'uso è stagionale. Studi che stampano tantissimo per due mesi e quasi niente per dieci: il canone piatto lavora contro di te.

E c'è un caso in cui comprare è quasi sempre sbagliato: la macchina da centro commerciale per un ufficio vero. Costa poco perché il guadagno è sulla cartuccia, si ferma sotto carico, e nessuno viene a ripararla. È la scelta che genera più pentimenti, e la vedo ogni settimana.

Quando conviene il noleggio

• —Volumi costanti e prevedibili. È il caso in cui il canone lavora per te: il costo è in bilancio da gennaio e non cambia.
• —Non puoi permetterti fermi. Studi legali nelle settimane di scadenza, studi medici, chi consegna a data fissa. Qui conta il tempo di intervento scritto, non il prezzo.
• —Più sedi o più macchine. Consolidare su un contratto solo elimina un lavoro di gestione che oggi qualcuno sta facendo gratis.
• —L'azienda sta crescendo o cambiando. Il noleggio si adegua; una macchina comprata no, e fra due anni la trovi piccola o grande.

Le domande da fare prima di firmare — a chiunque, anche a me

Un contratto di noleggio buono e uno pessimo si somigliano moltissimo sulla prima pagina. La differenza sta in cinque risposte:

1. Quante copie sono incluse, e in che periodo si contano? Mensile, trimestrale o annuale cambia tutto: su base annua i mesi tranquilli compensano i picchi, su base mensile no.
2. Quanto costa la copia eccedente, esattamente? Cifra scritta, non «poco».
3. Le copie non usate si accumulano? Se le perdi ogni mese, il canone è più alto di come sembra.
4. In quanto tempo intervenite, e dove sta scritto? Se la risposta è a voce, non è una risposta.
5. Cosa succede se cambio esigenze a metà contratto? Una macchina che non si può sostituire è un vincolo, non un servizio.

Fai queste cinque domande a tre fornitori diversi e avrai imparato più in venti minuti che con dieci preventivi confrontati sul prezzo.

Il pentito: se hai già comprato la macchina sbagliata

Capita spessissimo, e quasi sempre si recupera qualcosa senza ricomprare niente. Tre strade, in ordine di semplicità:

• —Abbassare il costo dei consumabili. Spesso è la voce dove si sanguina di più, ed è la più facile da correggere.
• —Spostare la macchina su un uso più adatto, dove i suoi difetti non pesano: la stampante troppo lenta diventa quella della segreteria, non quella della produzione.
• —Affiancarle la macchina giusta per il lavoro pesante, invece di sostituirla. Quello che hai già pagato continua a lavorare.

E se non c'è niente da salvare, meglio saperlo oggi che dopo altri due anni di fatture.

In una riga

Non è una gara fra comprare e noleggiare. È una domanda sui tuoi volumi, sui tuoi picchi e su quanto ti costa un'ora di ufficio fermo.

Chi ti risponde prima di aver visto quei numeri non sta rispondendo a te: sta rispondendo al suo listino.